Het stedelijk Aalsters stadsachief is op zoek naar vrijwilligers die wensen mee te helpen aan de verdere uitbouw van het stadsarchief, want men wil namelijk 200 jaar notulen van college en gemeenteraad open stellen voor het grote publiek. Het stadsarchief beschikt over meer dan 42.000 scans van de verslagen (notulen) van de vergaderingen van de gemeenteraad en het schepencollege van Aalst en deelgemeenten. Om deze scans digitaal raadpleegbaar te maken, moet er een index worden opgesteld. Daarvoor doet het stadsarchief beroep op vrijwilligers. Via de crowdsourcingwebsite www.velehanden.nl kunnen vrijwilligers van thuis uit historische bronnen indexeren, beschrijven, selecteren en koppelen. Wie mee wil helpen aan dit project kan zich aanmelden op de site. Ervaring is niet nodig, wel passie voor het verleden.
Deze werkwijze is niet nieuw. Het stadsarchief lanceerde al eerder twee succesvolle projecten rond de militieregisters en de bevolkingsregisters van Aalst en deelgemeenten. Nu zijn de notulen van de vergaderingen van het college van burgemeester en schepenen en van de gemeenteraad van Aalst en deelgemeenten voor de periode 1796 tot 1976 aan de beurt. ‘Een archief moet niet alleen de plek zijn waar belangrijke documenten worden bewaard. Het moet er ook voor zorgen dat die documenten op een gemakkelijke manier kunnen geraadpleegd worden,’ stelt schepen Karim Van Overmeire (N-VA), ‘Met de gewaardeerde hulp van onze vrijwilligers kunnen we ervoor zorgen dat geïnteresseerden snel vinden wat ze zoeken. Aalst mag hier als voorbeeld gelden voor vele anderen.’
Aangezien het hier om documenten gaat uit verschillende eeuwen, uit verschillende gemeenten, zowel in het Frans als in het Nederlands en dat zowel in handgeschreven als getypte vorm is het niet makkelijk om op een uitgebreide, uniforme manier een toegang te kunnen samenstellen.
Daarom is bewust gekozen voor een beperkt aantal invulvelden, aan de hand waarvan onderzoekers toch snel en accuraat een welbepaalde vergadering moeten terug kunnen vinden. De in te vullen metadata zijn om te beginnen de taal, het type van akte (gemeenteraad of schepencollege), de datum van de vergadering, de titels van de verschillende agendapunten.
Na afronding van het project zullen deze gegevens – samen met de gescande, openbare registers – beschikbaar worden gesteld via onze overkoepelende erfgoedwebsite www.madeinaalst.be. Geïnteresseerden die deze bron willen raadplegen zullen dus heel snel – en van thuis uit – de gezochte informatie kunnen terugvinden, maar een bijkomend voordeel is dat de originele registers niet meer zullen moeten uitgehaald worden voor consultatie in de leeszaal van het stadsarchief waardoor deze gevrijwaard blijven van bijkomende gebruiksschade.
Rechtstreekse link naar het project: https://velehanden.nl/projecten/bekijk/details/project/als_transcription_notulen
